Jurnas.net – Pemerintah Kota (Pemkot) Surabaya terus memperkuat pelayanan publik berbasis kemudahan dan kecepatan bagi masyarakat. Salah satu terobosan terbaru hadir dari Kecamatan Pabean Cantian melalui inovasi bertajuk Cetak Akta Kelahiran dan Kematian dalam Handphone (Cak Klepon), sebuah layanan jemput bola yang memungkinkan warga mengurus dokumen administrasi kependudukan tanpa harus datang ke kantor pemerintahan.
Melalui program ini, pengurusan akta kelahiran maupun akta kematian dilakukan secara proaktif oleh petugas kecamatan dengan mendatangi langsung rumah warga. Inovasi tersebut menjadi bagian dari upaya Pemkot Surabaya dalam memangkas birokrasi, mempercepat layanan publik, sekaligus meningkatkan validitas data kependudukan.
Camat Pabean Cantian, Muhammad Januar Rizal, menjelaskan bahwa Cak Klepon lahir dari kebutuhan masyarakat yang selama ini masih menghadapi kendala dalam mengurus dokumen kependudukan, terutama saat menghadapi situasi duka atau keterbatasan waktu.
Menurutnya, warga kini tidak perlu lagi mengantre di kantor kecamatan, kelurahan, maupun balai RW untuk mengurus akta kelahiran dan akta kematian. Begitu ada laporan dari RT, RW, maupun Kader Surabaya Hebat (KSH), petugas akan langsung bergerak melakukan pendampingan dan pengurusan dokumen.
“Ketika ada warga meninggal dunia, RT atau RW akan langsung menginformasikan kepada kami. Maksimal satu hari setelah laporan masuk, petugas datang ke rumah duka untuk bertakziah sekaligus membantu proses administrasi. Warga cukup menyiapkan dokumen pendukung seperti KK lama, KTP, dan surat kematian. Dalam waktu sekitar satu jam, KK baru dan akta kematian sudah bisa diproses,” ujar Januar, Jumat, 19 Juni 2026.
Layanan serupa juga diberikan kepada keluarga yang baru memiliki anak maupun warga yang belum memiliki akta kelahiran. Bahkan, berbagai persoalan administrasi yang kerap menjadi kendala bagi anak usia PAUD, SD, hingga SMP kini dapat diselesaikan lebih cepat melalui sistem jemput bola tersebut.
“Begitu ada laporan dari kampung terkait anak yang belum memiliki akta kelahiran, tim kami langsung bergerak membantu proses pengurusannya. Tujuannya agar tidak ada lagi anak yang terkendala mengakses layanan pendidikan karena persoalan administrasi,” katanya.
Tidak hanya memberikan kemudahan pelayanan, inovasi Cak Klepon juga membawa dampak strategis terhadap akurasi data kependudukan dan penyaluran bantuan sosial. Januar menjelaskan, selama ini masih banyak kasus warga yang menunda bahkan tidak mengurus akta kematian anggota keluarganya karena menganggap prosesnya rumit dan memakan waktu.
Akibatnya, data kependudukan menjadi tidak sinkron dan berpotensi menimbulkan berbagai persoalan dalam program pelayanan publik.
Dengan sistem yang proaktif dan berbasis pelaporan cepat, data kependudukan di wilayah Kecamatan Pabean Cantian kini dapat diperbarui hampir setiap hari. “Data kependudukan menjadi jauh lebih valid karena setiap perubahan status warga langsung tercatat. Dampaknya sangat besar terhadap berbagai program pemerintah, termasuk penyaluran bantuan sosial,” jelasnya.
Ia menegaskan, dengan data yang terus diperbarui, potensi penerima bantuan sosial yang sudah meninggal dunia namun masih tercatat sebagai penerima dapat diminimalkan. Bantuan pun dapat disalurkan lebih tepat sasaran kepada masyarakat yang benar-benar berhak menerima. “Dengan data yang valid, tidak ada lagi warga yang sudah meninggal tetapi masih tercatat menerima bantuan sosial. Ini membantu memastikan bansos benar-benar diterima oleh masyarakat yang membutuhkan,” tegas Januar.
Karena itu, pihaknya mengimbau warga yang belum melengkapi dokumen administrasi kependudukan agar tidak ragu melapor kepada RT, RW, maupun pihak kelurahan. “Warga tidak perlu khawatir atau terbebani biaya. Semua layanan ini gratis. Kami yang akan datang langsung ke rumah untuk membantu proses pengurusannya,” katanya.
Manfaat program Cak Klepon telah dirasakan langsung oleh masyarakat. Salah satunya Nanik, warga Teluk Bone Tengah RT 06, yang mengaku sangat terbantu saat mengurus dokumen kependudukan setelah ayahnya meninggal dunia pada 2024 lalu. Di tengah suasana duka, ia mengaku tidak memiliki waktu dan pengetahuan untuk mengurus administrasi kependudukan. Namun beberapa hari setelah peristiwa tersebut, petugas kecamatan datang ke rumah membawa dokumen yang telah selesai diproses.
“Beberapa hari setelah bapak meninggal, petugas kecamatan datang ke rumah. Ternyata surat kematian dan dokumen lainnya sudah selesai diuruskan. Saya benar-benar tidak menyangka dan sangat terbantu,” ungkap Nanik.
Hal serupa dirasakan Yurika, warga Kelurahan Perak Barat. Ia menilai sistem pelayanan saat ini jauh lebih mudah dibandingkan pengalaman sebelumnya ketika harus mengurus dokumen secara mandiri melalui layanan online. “Dulu saya mencoba mengurus sendiri secara online dan cukup membingungkan, terutama saat proses verifikasi akun. Sekarang jauh lebih mudah karena ada pendampingan dari pihak kecamatan. Jadi tidak perlu repot mengurus semuanya sendiri,” katanya.
Menurut Yurika, koordinasi dengan petugas juga berlangsung sangat responsif. Bahkan ketika ada dokumen asli yang tertinggal di rumah, petugas memberikan solusi praktis dengan mengizinkan pengiriman foto dokumen melalui aplikasi WhatsApp. “Petugas menyarankan saya cukup mengirim foto dokumen yang diperlukan melalui WhatsApp. Asalkan jelas dan lengkap, proses tetap bisa berjalan. Besoknya dokumen langsung selesai. Sangat membantu, apalagi bagi ibu yang harus mengurus anak di rumah,” tandasnya.
Editor : Andi Setiawan
